日本の就職・転職活動では選考の最初のステップとして書類選考が設けられています。

書類選考は採用担当者に第一印象を与える大事なポイントであり、選考においても重要です。

書類に使用する日本語は日常会話では聞く機会の少ない表現も多く、外国人留学生の中にも苦戦する人が多いです。  

また、記入方法や提出方法にもマナーがあり、これらをきちんと守ることが好印象を与える秘訣ともいえます。  

そこで本記事では外国人留学生の方に向けて、履歴書の書き方や提出方法を詳しく解説します。  

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日本の書類選考で企業に提出する必要がある書類は、新卒採用と中途採用とで異なります。

日本の新卒採用に応募する場合、留学生が提出する書類は「履歴書」「エントリーシート」の2つが一般的です。  

エントリーシートは各企業が独自に作成する書類で、志望理由やこれまでの経験などさまざまな質問に対して指定された文字数で回答する必要があります。  

中途採用の場合は、「履歴書」と「職務経歴書」の2つが求められるケースが多いです。

職務経歴書とはこれまでどのような企業でどのような業務に携わってきたのかを記載する書類です。  

いずれの採用形式でも共通して履歴書の提出が求められるのが一般的であるため、日本で仕事を探す際には履歴書の作成が必須となります。

履歴書の表記や記入方法には日常生活ではあまり使わない日本語表現も多く登場します。

そこでここでは、外国人の方向けに日本の履歴書の各項目の記入ポイントを解説します。

一般的な履歴書の記入項目には以下のようなものがあります。

省略表現を使用せず正式名称で記載することが共通のポイントとなります。

会社名や学校名、資格の名称なども正式な表現を使用しましょう。  

・氏名や住所などの基本情報

・学歴及び職歴

・資格や免許等のスキル

・趣味や特技

・部活/サークル活動

・ゼミナールや研究室など大学での研究テーマ

・ボランティアやアルバイトなど学業以外の活動（ガクチカ）

・自己PR

・志望動機/入社後にやりたいこと

・本人希望記入欄  

中途採用の場合、大学での研究テーマや学業以外の活動などの項目について記載する必要はありません。  

履歴書にはいくつかのフォーマットがあり、企業から指定がない限りは市販のものの中からご自身の都合にあったものを選びましょう。  

名前を書く際、苗字と名前の間にスペースを設けます。

また、上部にフリガナと書かれている場合はカタカナで、ふりがなと書かれている場合はひらがなで振り仮名をふります。  

電話番号は、自分がいつでも対応できるものを記入します。

固定電話がない場合は携帯電話のみで問題ありません。  

日付には、履歴書を書いた日ではなく、提出日を記入します。

面接に持参する場合は、面接の日付、郵送する場合は投函日を記入しましょう。  

すべての項目を記入し、空欄は作らないようにするのがポイントです。

まず学歴の1行目中央に「学歴」と記入します。

その後「××××年　〇〇高等学校 入学」「××××年　〇〇高等学校 卒業」などと記載します。  

小中学校を記入する場合は卒業年度のみ記入で問題ありません。

学校を中退した場合は、その旨をしっかりと明記し、在学中の場合は「卒業」ではなく「卒業見込み」と記入しましょう。  

なおアルバイトやインターンシップは職歴に含みません。

中途採用などで就労経験があれば入社と退社年を学歴同様に記載しましょう。  

すべて記入し終わったら、「以上」と右寄せで記入します。

取得した資格や免許があれば、必ず正式名称で、取得年度も正しく記入しましょう。  

現在、取得に向けて勉強している資格があれば、それも記入してもよいですが、その場合は取得ではなく、勉強中とはっきりと明記します。  

資格や免許がない場合は、空欄ではなく「特になし」と書きます。

志望動機欄は、あなたがどのような思いで就職活動に打ち込んでいるかを企業に伝えられる、大切な箇所です。  

どの企業でも通用するような無難な内容ではなく、その企業について詳しく調べていることを印象づけるような内容が望ましいです。  

また、たとえば過去に経験したアルバイトや部活動などが、志望企業でやりたいことに役立つと思えるようであれば、その旨をアピールしてもよいでしょう。

趣味や特技も企業にあなたをアピールするひとつの重要な手段です。

たとえお酒やギャンブルが趣味だったとしても、履歴書にそれをそのまま書くのは好ましくありません。  

外国人の方が日本で働くのですから、たとえば「母国語で、外国人とコミュニケーションが取れます」などを強調するのはポジティブなイメージがついていいかと思われます。  

また単に「読書」と書くだけではなく、月にどのぐらい読むのか、どのようなジャンルの本を好むのか、など具体的に書くようにしましょう。

履歴書の提出方法は郵送と手渡し、オンラインの3つがあります。  

それぞれマナーがあり、このマナーを守れているかどうかは採用担当者に与える第一印象を大きく左右するので、ぜひ本項をチェックした上で提出してください。

郵送で履歴書を提出する場合は、普通郵便を利用します。  

使用する封筒は履歴書を折らずに入れることができる角形2号（角2）と明記されたもので、できれば白色のものを選びます。

茶色では問題ありませんが、白色の方がビジネスシーンに適しています。  

封筒の表面には送付先の住所と宛名を縦書きで記載し、左下に赤文字で「応募書類在中」と書きます。

住所を書く際は省略をせず、都道府県名や「丁目」「番地」などもしっかりと記載しましょう。

縦書きで記載する場合、数字は漢数字を使用します。  

また、宛名が「人事部」などの部署名になっている場合は「御中」、採用担当者の氏名の場合は「様」と敬称をつけます。  

部署名ではなく「採用ご担当者様」などと記載しても問題ありませんが、「人事総務部御中採用ご担当者様」と御中と様を併用するのは不適切です。

「人事総務部　採用ご担当者様」のような形で記載しましょう。  

書類が複数ある場合は送料が追加でかかる可能性があります。

できる限りポスト投函ではなく郵便局で測ってもらった上で料金を支払いましょう。  

切手を貼って投函する場合は、切手を複数組み合わせるのではなく、140円切手を一枚貼りましょう。  

裏面左下には自分の住所と氏名を記載します。

名前の上部（封筒左上）に発送する日付を元号から日付まで縦書きで記載します。  

封筒の中には履歴書と一緒に送付状（添え状）と呼ばれる書類を添付します。

上から送付状、履歴書、その他の書類という順で重ねて透明のクリアファイルに入れましょう。  

封筒に書類を入れ終わったらテープではなくのりで貼り付け、上から「〆」マークを記載します。

郵送の場合採用担当者の手元に届くまで数日かかるので、早めに提出するよう心がけましょう。

企業によっては、面接などの際に履歴書を持参するよう指示がある場合があります。  

この時も書類はクリアファイルにはさんだ上で角形2号（角2）の封筒にいれて持参しますが、採用担当者に直接手渡しする場合と受付で提出する場合とで渡し方が異なります。  

採用担当者に手渡しする場合は、封筒から出してから、採用担当者がそのまま読むことができる向きで履歴書を渡します。

この時両手でしっかりと渡すことがポイントです。  

受付に提出する場合も相手が読める向きで両手で手渡しましょう。  

いずれの場合も無言ではなく「本日はよろしくお願いいたします」など一言あいさつをそえるのがマナーです。

近年ではオンラインで履歴書を提出するケースも多くあります。

この場合、手書きの履歴書をスキャンしてデータ化してもよいですが、初めからエクセルなどで作成したデータを提出しても問題ありません。  

ExcelファイルからPDFファイルに変換しておくことが大切です。

また、提出する際にはファイルの名称を「（ご自身の名前）履歴書」などに変更しておきます。  

オンライン提出の場合は基本的に期限までいつでも提出することができますが、突然通信環境や機器のトラブルが起こる可能性があります。

期限ギリギリでこのようなトラブルが起きる可能性も考えられるので、余裕を持って提出しましょう。

履歴書作成にあたってよくある疑問点2つと解決策をご紹介します。

履歴書の作成方法には手書きとパソコンの2つの選択肢があります。  

一昔前は手書きの方が好印象を与えるという認識が一般的でしたが、近年ではどちらの方法でも選考に影響しない場合がほとんどです。  

手書きの場合は下書きをしていても書き損じて何度も書き直す場合もあり、パソコンと比較すると時間がかかってしまうかもしれません。

そのため、企業から指定がなければパソコンで作成する方の方が多くいます。  

特に外国人の方にとっては日本語を手書きで記入するのは負担が大きいので、パソコンで作成される方が多いです。

履歴書には基本的に写真を貼る欄が設けられています。

ここには証明写真の様式に沿った写真を添付します。  

プライベートの写真ではなく、面接と同じ服装・髪型のマナーを守った状態で撮影したものを使用します。  

証明写真を撮る際の注意点や服装のマナーについてはこちらの記事でご紹介しているので、ぜひこちらをご参照ください。

▶︎中途採用面接の服装・髪型マナーとは？証明写真のコツや転職成功の秘訣

履歴書は採用担当者に与える第一印象を大きく左右します。

そのため、提出前にミスがないかきちんとチェックしておくことが大切です。  

ここでは提出前に見ておくべき4つのポイントを解説します。

最もよくあるミスは誤字脱字です。

注意して作成した書類であっても、誤字脱字は発生するものです。

そのため、必ずミスがあるというつもりで最終チェックをしましょう。

証明写真がきちんと貼り付けられているかの確認も必要です。

写真用の台紙は厚みがあるため普通の紙よりも剥がれやすくなっているので、最後まできちんとチェックしましょう。

提出前の最終確認は、自分以外の人にも手伝ってもらうのがおすすめです。

自分自身では気付けないミスも他の人の目から見るとわかるケースは多いので、家族や知人などの手を借りましょう。

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外国人の方にとっては慣れない部分も多い日本の履歴書についてご紹介しました。  

履歴書は就職・転職ともに採用担当者に与える第一印象を大きく左右するため、ルールを理解し正しく作成・提出することがポイントになります。  

近年ではパソコンで履歴書を作成するケースも増えており、手書きでの作成よりも負担が和らいだといえます。  

また、提出時にもマナーやルールがあるので、きちんと理解した上で作業をすすめましょう。  

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