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外国人が日本で事務職に就職・転職するために必要なスキルや資格とは[グローバル2]
2020/12/14
就職・転職活動をしている外国人の中には、事務職に就きたいと考えている外国人の方も多いのではないでしょうか。

外国人でも事務職に就くことは可能ですが、人によっては事務職に就くためには資格の変更やスキルの取得が必要な場合もあります。
外国人が事務職に就くために必要なスキルや資格を確認し、日本で自分の就きたい職種を目指しましょう。

今回は、外国人が事務職に就くために必要なスキルや資格、外国人が日本で仕事を探すおすすめの方法についてご紹介します。
事務職に就きたい外国人の方はぜひ参考にしてください。

事務職とは

事務職とは、書類の作成や整理、データの入力、電話対応など、他の社員がスムーズに仕事をすることができるようサポートする職種です。

ただし、事務職の業務内容は、会社の規模や配属される部署によってまちまちです。
営業部門の事務職であれば、商談に必要な見積書の作成や在庫管理、発注などを行い、人事部門の事務職であれば、面談者とのやりとりや日程調整、イベントの実施などを行います。

応募したい会社の事務職がどんな業務をしているかは、説明会などで実際に聞いてみるのがいいでしょう。

外国人が事務職に就くために必要なスキル

事務職というと、専門知識が必要なく、ルーティーンワークが多い印象を抱く方もいると思いますが、以上で説明したように、事務職の業務は様々です。
会社によっては、日々お客様に合わせた柔軟な仕事を求めるところもあるので、会社が求めるスキルなどは、募集要項等で確認してみるといいでしょう。

ここでは、外国人が一般的な事務職に就くために必要なスキルをいくつか挙げます。

高度な日本語レベル

日本企業で外国人が事務職として就職した場合、日本語ともう1つの言語(母国語や英語、中国語など)で書類の作成やメール・電話対応をすることを求められることが多いです。このとき、日本人に対しての書類やメール・電話対応も求められるため、かなり高度な日本語レベルが求められるでしょう。
また、事務職は他の社員と連携しながら仕事をする機会も多いので、基本的な日本語スキルだけでなく、日本のビジネスシーンに通用する丁寧な日本語などを求められることも多いです。

パソコンスキル

外国人に限らず、一般的な事務職ではパソコンスキルが求められることが多いです。 エクセルを使って見積書を作成しPDFに変換して出力したり、プレゼンテーションに使うスライドをパワーポイントを使ってまとめたりなど、基本的なビジネスで使うソフトを使いこなせるとアピールにつながります。

作業の正確性とスピード

もし、事務職が作成した書類や見積書に誤りがあれば、他部署やお客様に多大な迷惑をかけてしまうため、一般的な事務職では、書類の作成や整理をする際の作業の正確性が重要視されます。また、事務職には締め切りのある業務も多いため、作業のスピードを求められることも多いです。
事務職に就くためには、作業の正確性とスピードを高めましょう。

外国人が日本で働くためには「在留資格」が必要

「在留資格」とは

在留資格とは、外国人が日本に滞在する間、「ある活動を行うことができる」または「ある身分(または地位)の者として在留することができる」と定められた資格のことです。

日本で就職をする場合にはこの在留資格が必要で、外国人は自分の在留資格に定められた活動の仕事にのみ就くことができます。

日本での就職・転職を考えている外国人の方は、まず、自分の在留資格で許可されている職種や活動を確認してみましょう。

事務職として働くことが認められている在留資格

事務職として働くことが認められている在留資格は「技術・人文知識・国際業務」です。

「技術・人文知識・国際業務」には、ほとんどの文系・理系の知識を生かした職種が含まれ、通訳などの語学力を生かした仕事もこちらに含まれます。 法務省の発表によると、平成30年に在留資格「技術・人文知識・国際業務」を交付された外国人は41,510人にも上り、多くの外国人がこの在留資格を獲得しています。

在留資格「技術・人文知識・国際業務」を取得する条件

在留資格「技術・人文知識・国際業務」を獲得するには、以下の要件を満たしていることが必要です。

・従事する職務内容と関連する科目を大学や専門学校で専攻していたこと
・日本人が従事する場合と同等以上の報酬を受け取ること

また、留学生が在留資格「技術・人文知識・国際業務」を取得する場合は、在留中の素行も評価対象となるので注意しましょう。

在留資格「技術・人文知識・国際業務」で就労することができる職種・業種

在留資格「技術・人文知識・国際業務」では、自然科学や人文科学の分野に関連する技術や知識を必要とする職種に就くことができます。

例えば、「技術」ではシステムエンジニアや機械工学などの技術者、「人文知識」ではマーケティングやコンサルティング、「国際業務」では翻訳や通訳などの仕事が含まれます。
詳しい事例などについては法務省のHPにも掲載されていますので、自分が就きたい仕事が在留資格「技術・人文知識・国際業務」に当てはまるか気になる方は確認してみてください。

転職によって在留資格の変更が必要になる場合がある

在留資格によって許可されている職種・業務が異なるため、転職することで在留資格の変更が必要になる場合もあります。
転職をする場合は、今の在留資格で転職先の業務に就くことができるのか確認しましょう。

外国人が日本で働くために必要な知識や手続きなどは「日本で働きたい外国人が必要な手続きやスキルを徹底解説」で詳しく解説していますのでよければご覧ください。

外国人が日本で仕事を探す方法

ハローワークを利用する

ハローワークは、正式名称を公共職業安定所といい、主に求職者に向けた職業紹介事業を行なっています。ハローワークでは、就労可能な在留資格を持っている外国人に向けた職業相談や求人紹介も行なっていますので、日本で働きたい外国人の方は利用してみてもいいかもしれません。

外国人の方がハローワークを活用する方法については、「求人情報を探している外国人必見!ハローワークの活用方法を解説」で詳しく解説していますのでよければご覧ください。

外国人向けの就職・転職エージェントを利用する

外国人向けの就職・転職エージェントでは、外国人の就職・転職に詳しいアドバイザーとしっかり面談した上で、豊富な外国人向けの求人情報の中から自分に合った求人情報を紹介してもらえます。

求人情報からだけではわからない会社の雰囲気や求められている日本語レベル、実績などを詳しく教えてもらうことも可能ですので、より手厚いサポートを受けることができます。

フェローシップでは、外国人向けの転職・就職支援を行なっており、外国人向けの求人紹介だけでなく、母国語での面談や面接対策、在留資格の申請、日本の慣習・文化に関する知識の提供などをしています。
日本での就職・転職を成功させるためにも、ぜひご利用ください。

出身国に特化した求人サイトを利用する

自分が外国人であるという強みを生かした就職・転職活動をするには、出身国に特化した求人サイトを活用するのも効果的です。

例えば、中国語が話せる方向けの求人サイト「TENJee」では、中国人や中国語を話せる方向けの求人情報を多数取り扱っています。
事務職に絞って求人情報を検索したり自分の日本語レベルや中国語レベルからお仕事を探したりすることもできますので、日本で働きたい中国人の方には特におすすめのサイトです。

日本での就職・転職なら外国人の就職支援に強いフェローシップへ

事務職に限らず、外国人が日本で就職・転職を成功させるためには、外国人の就職に特化したサポートを受けられる外国人向けの就職・転職サービスを利用するといいでしょう。

フェローシップは、“がんばる人の成長”にスポットを当てて様々なサービスを展開している人材派遣・紹介会社です。外国人向けの就職・転職支援にも力を入れており、外国人向けの求人紹介や選考のサポートを提供しています。

また、フェローシップでは中国人向け求人サイトである「TENJee」も運用しており、中国語を話せる人材を雇用したい企業からの求人を多数取り扱っています。

日本で就職・転職を考えている外国人の方は、ぜひ一度ご相談ください。
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