日本には日本ならではの文化や価値観が存在します。
企業で使うビジネスマナーもその1つであり、日本におけるビジネスマナーに苦労する外国人の方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は外国人の方が「異常」と感じる日本のビジネスマナーについて詳しく解説します。
知っておくべき日本のビジネスマナーや辛いと感じたときの対処法も合わせてご紹介するのでぜひ参考にしてください。

また日本のビジネスマナーについて悩みを持っている方には、フェローシップ がおすすめです。
フェローシップは就職・転職エージェントですが、日本での働き方について相談することもできます。

1人で悩むよりも、相談することで辛さが軽減する場合もあるので、まずは一度フェローシップに相談してみてはいかがでしょうか。
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覚えておきたい日本式ビジネスマナー

日本で働くうえで覚えておきたい日本式のビジネスマナーをご紹介します。

商談の最初におこなう”名刺交換”

日本では商談などアポイントメントの初めに名刺交換をすることが常識とされています。
日本人にとって大切な挨拶であり、名刺交換の仕方によって第一印象が決まることもあるので必ず準備しておきましょう。

名刺交換の際には、必ず立って胸の高さの位置で持ち「～社の○○と申します」と目下の方から先に社名と名前を名乗りましょう。
この時相手側へ移動し、テーブル越しでは名刺交換をおこなわないように注意しましょう。

立場や上下関係に応じた”座る位置”

会議室や食事の場では立場や上下関係に応じて座る位置が決まっています。

目上の人やお客様が座る席を「上座（かみざ）」、目下の人や接客する側が座る席を「下座（しもざ）」と言います。
部屋の他にも、日常的に使うエレベーターや車にも上座と下座があり、全て肩書や役職順に決まっています。

上座と下座などの位置や順番に敏感な日本人は多く、レディーファーストよりも優先されることが多いので覚えておきましょう。

”時間通り”が5分〜10分前を意味する

日本人は時間にとても厳格であり、1分遅れただけでも遅刻になるため、予定時間よりも早め早めの行動をする人が多いです。

会議や取引先の企業への訪問では余裕を持って、5～10分前に会議室へ集合したり、取引先企業での受付を済ませるようにしましょう。

電話での約束や昼休み後すぐの約束の場合は、早すぎると逆に迷惑になってしまうので臨機応変な対応が必要になります。

不安な場合は、会社の同僚に聞くと安心でしょう。

電話の取り方・メールの書き方

社内外での連絡や営業など様々な場面において使うことが多い電話やメールにも取り方や書き方等のマナーがあります。
電話応対するときには、手元にメモ帳と筆記用具を用意し、明るい声で対応しましょう。

メールを書く際には、件名、宛名、あいさつ文、主文、結びのあいさつ文、署名の6つの項目で構成し、分かりやすく書くことを意識しましょう。

また絵文字や話し言葉を使用しない、一文を長くしすぎない、誤字脱字がないようにするなどの細かいと感じることにも注意しメールを作成しましょう。

日本人のビジネスマナー【考え方編】

日本人のビジネスマナーにおける考え方を解説します。

個人ではなく「チーム」を優先

個人個人の成果や貢献が求められる海外と比べ、日本では「個人」よりも「チーム」での成果が大きな意味を持ちます。
その為にリーダーやサブリーダー、マネージャーなど役割が明確にされており、チームの実績が重要視されます。

個人の効率よりもチームとして考えることが多いため、周囲のことを考え周囲に合わせる風潮があります。

決断する前にはまず「報告・連絡・相談」

日本ではチームで動くことが多いため、仕事をスムーズに進めるために決断する前に上司や同僚への「報告・連絡・相談」をすることがビジネスマナーとして必要になります。

この3つは、「報連相（ホウレンソウ）」と呼ばれ、「組織の血液」と例えられるほど、組織で動く上で重要なものなので、忘れずにおこなうようにしましょう。

結果よりも「過程」を重視する

海外では「結果」を評価する傾向が高いですが、日本では結果よりも「過程」を重視することも多いです。
そのため目標や課題に対しての準備期間が日本では長めに取られます。

概要を決めたらまずやってみるという業務の進め方ではなく、念入りに準備をして、確証を得てから動き出す傾向が高いです。

伝えにくい内容は曖昧な表現を使う

日本人のビジネスマナーとして、「言いにくい事柄を遠回しに伝える」ことが挙げられます。

表立った対立を嫌う日本人の特徴として、「はっきりと言わなくても通じる」ということが良いとされる場合も多くあるでしょう。
ビジネスでも契約を打ち切らなくてはならないなど、伝えにくい内容は曖昧な表現を使うことが多いです。

日本で働く際には、思ったことや決まったことをストレートにはっきりと言うのではなく、角の立たない言い回しをすることで、結果的に人間関係を円滑にすることができるかもしれません。

プライベートよりも仕事が優先される傾向

日本でも「ワークライフバランス」という言葉が多く言われるようになりましたが、仕事の重要度や緊急度が高い場合はプライベートよりも仕事優先という考え方はまだ存在します。

プライベートな理由での有給取得に厳しく対応する職場や人もいるので、プライベートをオープンにしない人が多い傾向にあります。

「腕を組む」のは考えている動作

海外では「腕を組む」行為は「敵意を持っている」と捉えられるため、マナー違反とされています。
しかし日本では考え事をしている時に無意識に腕組みをしてしまう人も多く、深い意味は無いことを知っておきましょう。

基本的に「笑顔」でいる

外国では笑い続けているとヘラヘラとしてふざけていると捉えられてしまいますが、日本はおもてなし大国であり、常に笑顔でいることが良いとされています。

分からない時や接客業で嫌な客が来た時でも笑顔でいることが一般的なので、ふざけているのだと勘違いしないようにしましょう。

同僚とビジネス以外の場でも親睦を深める

日本では個人よりもチームで行動することが多いため、仕事仲間とより親しくなりたいと考える人が多いです。
例えばアメリカでは男性が女性を食事に誘うと好意や特別な思いがあると捉えられます。

しかし日本では親睦を深めるためや重要な任務を果たしたお礼として食事や飲み会を誘うことも多いので、勘違いをしないように注意が必要です。

日本のビジネスマナーが辛いと思った時は

日本のビジネスマナーが辛いと感じたときの対処法をご紹介します。

こちらの記事では、外国人の方が日本で働くことが辛いと感じる場面やその対処方についてご紹介しています。こちらの記事と合わせてぜひ参考にしてください。
▶あなただけじゃない！日本で働く外国人が「辛い」と感じる場面と対処法について解説

辛い時は外国人の知人などに相談する

日本で働いている外国人の知人など、日本のビジネスマナーについて同じように苦戦している方に相談してみましょう。

同じ状況下にいるため同じ悩みを持っていることが多く、お互いに共感し合うことができるでしょう。
また、知人が実践していることや心掛けていることなども共有できるため解決策が出てくるかもしれません。

母国語で相談できる窓口もある

厚生労働省には、母国語で相談することのできる窓口があります。
馴染みのない日本語で相談するよりも、母国語で話すことで自分の思っていることを細かく伝えることができるかもしれません。

※厚生労働省「外国人労働者向け相談ダイヤル」等の窓口はこちら

職場によって環境は異なる

ビジネスマナーは職場によっても異なることがあります。

現在勤めている企業がビジネスマナーに厳しいと感じる方は、ビジネスマナーをあまり重視しない企業へ転職することも考えてみましょう。

転職活動を始めるなら フェローシップ がおすすめです。
外国人社員も多数在籍しており、日本の働き方をはじめ生活についても細かく相談することができるので、ぜひ利用してみてください。

ご興味のある方はぜひこちらの無料フォームから登録ください。
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まとめ

日本で働いている外国人の方が「異常だ」と感じることの多い日本のビジネスマナーについてご紹介しました。

細かい決まりが多いと感じる方も多いと思いますが、日本の文化や価値観について理解を深めることでビジネスマナーについての理解も深まるかもしれません。

また、ビジネスマナーに厳しい企業で働くことが辛いと感じたら別の企業に転職することも考えてみましょう。

外国人の方が日本で仕事を探す際には、ぜひ フェローシップ にご相談ください。
面接や書類作成などの選考対策のサポートはもちろん、外国人の方を積極的に採用している企業情報も豊富に取り揃えています。

日本での働き方についての相談も受け付けているので、ぜひ一度ご覧ください。